Mengelola organisasi
Untuk orang yang mendaftarkan perusahaan (pemilik) dan admin yang ditunjuknya, panduan ini mencakup free trial, mengundang anggota, peran, membuat program, dan menyerahkan program.
Daftarkan perusahaan Anda
Perusahaan dapat mendaftar melalui Daftar di ruanglatih.id. Formulir ini meminta nama perusahaan, jumlah karyawan, nama Anda, email kantor, nomor WhatsApp, dan jabatan, serta, jika berkenan, hal yang ingin Anda capai.
- Tim Ruang Latih meninjau setiap pendaftaran. Jika ada pertanyaan, tim akan menghubungi Anda melalui WhatsApp.
- Setelah pendaftaran disetujui, organisasi Anda dibuat dengan free trial selama 14 hari, Anda menjadi pemilik, dan Anda menerima email berisi tautan untuk masuk.
- Jika pendaftaran tidak disetujui, Anda akan menerima email yang menjelaskan alasannya jika tim menyertakannya.
- Alamat email yang pendaftarannya masih ditinjau tidak dapat digunakan untuk mendaftar lagi sampai ada jawaban.
Free trial
Selama free trial berlangsung, baris di bawah header menunjukkan jumlah hari yang tersisa. Tim Ruang Latih dapat memperpanjang free trial, dan akan menonaktifkannya setelah perusahaan Anda menjadi pelanggan berbayar.
Setelah free trial berakhir, program yang sudah berjalan tetap berlangsung sepenuhnya, termasuk latihan dengan AI, langkah-langkah coach, masukan 360 dari atasan, dan keputusan HR. Yang tidak dapat dilakukan adalah hal-hal baru, seperti mengirim undangan, mengubah anggota, dan membuat program baru. Semua orang akan melihat pemberitahuan yang meminta Anda menghubungi tim Ruang Latih.
Pemberitahuan bahwa free trial sudah berakhir.
Undang anggota dan Buat program tetap terlihat, tetapi terkunci.
Peran dalam organisasi
Setiap anggota memiliki satu peran dalam organisasi. Jabatan hanya berfungsi sebagai label dan tidak memberikan akses.
| Hal yang dapat dilakukan | Pemilik | Admin | Anggota |
|---|---|---|---|
| Mengundang anggota | Yasebagai admin atau anggota | Yasebagai anggota | Tidak |
| Mengubah peran atau menghapus anggota | Yaadmin dan anggota | Yaanggota saja | Tidak |
| Membuat program dan menjadi HR-nya | Ya | Ya | Tidak |
| Melihat program di halaman beranda | Yasemua program | Yaprogram mereka sendiri | Yaprogram mereka sendiri |
| Membuka program yang tidak mereka ikuti | Yahanya-baca, seperti yang dilihat HR | Tidak | Tidak |
| Menghentikan program atau mengganti coach-nya | Ya | Yasebagai HR program tersebut | Tidak |
| Mengalihkan program ke HR lain | Ya | Tidak | Tidak |
Peran admin saja tidak memberikan akses ke hasil peserta. Akses hanya diberikan jika seseorang menjadi coach atau HR di program tersebut. Siapa pun dalam organisasi, apa pun perannya, dapat dipilih sebagai coach atau peserta.
Beranda organisasi
Undang anggota membuka halaman anggota dengan formulir undangan.
Buat program mendaftarkan satu manajer.
Program saya menampilkan semua program yang Anda ikuti, beserta tahapnya dan siapa yang perlu bertindak.
Pemilik juga melihat Program lain di organisasi, yaitu program yang dibuat oleh admin lain. Program tersebut terbuka dalam mode hanya-baca.
Program yang dibuat admin, seperti yang dilihat pemilik.
Undang anggota
Undang manajer yang akan mengikuti program dan coach yang akan mendampinginya sebelum membuat program. Coach dari luar perusahaan juga diundang dengan cara yang sama.
Masukkan Email mereka.
Pilih Peran. Anggota adalah pilihan default, hanya pemilik yang dapat mengundang admin.
Tambahkan Jabatan (boleh kosong), misal Manajer Gudang atau Coach.
Tekan Kirim undangan. Undangan dikirim melalui email dan berlaku selama 7 hari.
Undangan yang belum diterima tercantum di bagian Undangan yang menunggu.
Kirim ulang mengirim ulang email.
Batalkan membatalkan undangan, sehingga tautannya tidak lagi berfungsi.
Jika email yang diundang sudah menjadi anggota, undangan akan ditolak dengan pemberitahuan. Jika email yang sama diundang lagi, undangan terbuka sebelumnya akan digantikan.
Ubah peran atau hapus anggota
Tekan Ubah pada baris anggota.
Pilih peran baru.
Tekan Simpan.
Atau tekan Keluarkan, lalu konfirmasi untuk menghapus anggota dari organisasi.
- Pemilik tidak dapat dihapus atau diturunkan perannya, dan tidak ada yang dapat mengubah keanggotaan dirinya sendiri.
- Anggota yang menjadi peserta, coach, atau HR di program yang sedang berjalan belum dapat dihapus. Ganti coach atau HR tersebut terlebih dahulu, atau hentikan program jika anggota tersebut adalah pesertanya.
Buat program
Pemilik dan admin dapat membuat program, dan orang yang membuatnya akan menjadi HR program tersebut. Panduan lengkapnya ada di panduan untuk HR. Singkatnya, pilih peserta dan coach dari daftar anggota, mereka harus dua orang yang berbeda, masukkan nama dan email atasan, pilih durasi, centang masalah yang pernah Anda lihat, lalu ceritakan satu kejadian nyata. Anda dapat menjadi coach di program sendiri, dan dapat mendaftarkan diri sebagai peserta untuk mencobanya terlebih dahulu.
Tampilan pemilik untuk program lain
Pemilik dapat membuka setiap program dalam organisasi. Di program yang tidak diikutinya, pemilik melihat tampilan yang sama seperti HR, dalam mode hanya-baca. Langkah-langkah program tetap hanya dapat diakses oleh peserta, coach, dan HR yang mendaftarkan peserta.
Pemberitahuan di bagian atas menjelaskan tampilan ini.
Dari Kelola program di kolom samping, pemilik tetap dapat mengambil tindakan, misal saat seseorang meninggalkan perusahaan:
- Ganti coach dan Ganti HR penanggung jawab (hanya pemilik yang dapat mengganti HR, dan HR baru harus merupakan pemilik atau admin).
- Hentikan program.
Ganti coach
HR program atau pemilik dapat menunjuk coach baru untuk program tersebut. Tidak ada yang dihapus, coach baru dapat melihat semua hasil peserta, termasuk catatan sesi dari coach sebelumnya.
Pilih Coach baru dari daftar anggota, siapa pun selain peserta. Jika mau, tambahkan alasan, yang hanya dapat dibaca oleh HR dan pemilik.
Tekan tombol penggantian. Peserta, coach baru, dan coach sebelumnya akan mendapat pemberitahuan melalui email.
Hentikan program
HR program atau pemilik dapat menghentikan program yang sedang berjalan, misal saat peserta pindah ke divisi lain atau meminta program dihentikan.
Tulis Alasan, alasan ini akan dicatat.
Tekan Ya, hentikan. Program akan berhenti untuk semua orang dan statusnya berubah menjadi Stopped.
Program yang dihentikan tidak dapat dimulai kembali. Semua catatan yang sudah dibuat tetap dapat dibaca di dalam program. Tidak ada email yang dikirim, peserta akan melihat perubahan di halaman program mereka.